新冠肺炎的疫情持續延燒，企業中一旦有員工感染，整個辦公區域將變得十分危險，為了避免群聚感染，就有公司讓所有的員工在家上班。其實讓員工在家上班的行為在病毒尚未流程前就有許多公司在執行了，這次的疫情可能會加速這種未來的工作方式提早到來。
公司運作需要不同職能相互配合，除了生產線及倉庫因為自動化需要的成本太高，所以目前仍是以人為主而且因生產機具的因素，較難實現在家工作。其他行政部門主要的工作以文書、溝通為主的職能卻非一定得在公司不可。試想，公司不用為每個員工準備一套工作的設備，更可以減少水、電等等的費用，甚致不需要那麼大的場地，租金也節省不少，這也難怪不少企業躍躍欲試，但前題是員工們能在遠地達到文書處理及溝通的方式。接下來就來談談，若要達到分散在各地的員工，透過資訊系統集中管理與溝通可以怎麼做。
首先、必需將分散的作業方式改為集中，這會運用到遠端桌面的工具，員工個人在家裡的電腦只是一個輸入的介面，實際的應用程式、資料則都在伺服器上運行，而儲存的資料也都是在檔案伺服器中。這麼做有什麼好處?一來員工端的電腦不需太好的配備，只要能連上網即可，甚致可以不用是微軟的系統，APPLE、IPAD、安卓都可以，未來5G的連線速更是完美的解決網速的問題。
遠端操作
遠端桌面的工具最有名的是微軟開發的”遠端桌面連線”，雖然能實現遠端操作，但仍有些缺點，像是只能在WINDOWS SERVER上運行、一次至少要買5個連線、沒辦法用瀏覽器操作等。這裡工商一下，本公司代理的雲連線工具都可以完美的解決這些問題喔(參考:雲端連線工具)。
資料集中
NAS是集料集中管理的好設備，公司的資料統一存放在NAS設備裡，員工做完的文件、圖檔，依照屬性分別存放在NAS裡的資料夾，其實只是改變一下使用習慣，但對企業會帶來相當多的好處。
1.資料備份容易:NAS上可以保留版本，想找回數天前被損毀的資料也不成問題。
2.資料存取更容易:NAS可以設定遠端存取，並且可以用瀏覽器操作，現今的NAS甚致開發了APP，手機、平板也可以使用，對於行動辦公就更方便了。
3.異地備份:如果擔心單一區域的資料保存風險，還可以將NAS同步到異地NAS，再保留一份資料。
流程電子化
企業中的各項流程如採購流程、銷貨流程、請假加班流程等等，由於不在同一個工作區域內，難以用紙本傳遞並審視進度，以電子簽核系統來串接就可以解決這樣的問題了。由於是WEB化的作業模式，甚致可以和客戶及供應商協同運作，舉例來說，客戶在網站上訂購產品，業務人員即收到通知後，在手機上確認客戶訂購的明細，傳簽給業務主管，主管審核後訂單通知物管人員，由物管人員確認庫存決定是否發起採購流程…然而，這一切都是透過電子表單一關一關的串連。工商服務又來了，電子簽核也是本公司的產品之一(參考:電子簽核範例)。
視訊會議系統
因為疫情的關係，視訊會議系統最近非常火熱，以往公司要架設視訊會議的設備所費不貲，因此中小企業較少會建置這樣的系統。所幸雲服務興起，視訊會議的解決方案不再是那麼遙不可及了。ZOOM這套系統就是一套非常好用又實惠的雲端會議系統，不需要購買設備，也不需要人員維護，只要一年幾千元的租賃費用，甚致還有十個人以內使用40分鐘的免費版本可以運用，可說是相當佛心。
感想:
企業漸漸走向行動辦公室的趨勢，不但可以節省成本，還能避免接觸傳染的風險，當然、人與人的互動、情感、信任也會漸漸降低。但目前的發展也的確是如此，兩個人坐在對面用LINE傳訊息的場景應該常看到吧。企業不是一定非得如此，但趨勢如此，何不提早了解及對面呢?