Pilot有個很好用但又要特別小心的功能叫做”代碼對調”,一般的系統是不會有這麼方便的設計,最大的原因就是這些所謂的代碼,都是每個資料表的key值。一旦key值被改變,往往會造成整個系統無法運作。
Pilot很貼心的設計了代碼對調的功能,一旦對調,會將整理系統裡所有用過這個代碼的地方換成另一個新的代碼,但是使用上要特別注意,因為有些代碼對調時,若沒有勾選”檢查新編號是否存在”的選項時,就會造成資料的合併,但是系統又不知道合併的資料要保留哪一筆,只好兩筆都存在了。這樣的結果,在某些地方就會出現錯誤了。
案例一:某個品號A和品號B發現是相同的產品,要把2個品號對調成同一個品號
合併之後,產品的數量檔、成本檔、客戶產品檔、廠商產品檔就會有重覆的情況,當系統用到這個品號的時候,就不知道該抓哪一筆而出現錯誤了。
正確的作法是:
1.先將B品號的庫存調整減少
2.將A庫存調整增加
3.B品號設定為失效(在品號開窗或報表上就不會看見B)
案例二:某個應付帳款子科目2143.038不在使用了,想把科目對調成已經存在的子科目2143.999
因為科目2143.999已經存在,所以對調後2143.999就會有2筆期初值,造成科目餘額的錯誤了。
正確的作法是:
1.次年度會計結轉時清除傳票
2.當2143.038已經沒有傳票使用且亦無期初餘額時,就可以刪除該科目了
所以,使用代碼對調時要特別注意不要對調到已經存在的代碼喔~